Bla Bla Bla: Wie Zu Viel Gerede Ergebnisse verhindert

Gepostet Von Ben am 27. Aug 2018 | 1 Kommentar


Machen ist wie Wollen, nur geiler! – das liest man oft. Das stimmt irgendwie. Meiner Meinung nach gilt aber folgendes auch: Machen ist weniger Stress als Labern…!

 

Frustration und Stress sind für mich eng verknüpft. Und wenn ich in über 15 Jahren beruflicher Tätigkeit, aber auch im privaten Bereich, eine Sache verinnerlicht habe, dann das hier: Es gibt keine größere Befriedigung beim Arbeiten, als Dinge fertig zu machen.

 

Dagegen frustriert es langfristig ungemein, begonnene Aufgaben nicht weiterführen zu können. Unser Kopf speichert nämlich diese begonnenen Tätigkeiten ab. Und das fühlt sich immer unfertig an, und das nervt auf Dauer. Wie zu viele offene Tabs im Browser.

 

Eine wesentliche Ursache für solchen Frust durch fehlende Ergebnisse liegt im Zerreden und Umkreisen von Aufgaben. Deshalb habe ich mir mittlerweile für die meisten Dinge abgewöhnt, zu frühzeitig über das zu reden, was ich tun will oder gerade tue. Garnicht so leicht.

 

Es gibt nämlich eine verrückte Eigenschaft unseres Gehirns, die das erst ermöglicht. Und eine zweite recht menschliche Eigenschaft ist, ein gewisser Widerstand, eine Art Barriere, gegen das Beginnen. Da ist der Drang, endlich starten zu wollen, aber zugleich kostet es Energie – Willenskraft nämlich, die Arbeit oder ein Vorhaben einfach anzugehen. Das merkt man ganz besonders bei Aufgaben, die nötig sind, aber keinen Spaß machen. Viele Dinge sind es aber wert, getan zu werden, auch wenn es kacke ist.

 

 

Wir drehen uns im Kreis

 

Meetings über Meetings. Wer kennt das nicht? Aus jedem Meeting geht man mit mehr Aufgaben heraus als vorher, oder die Teilnahme war sinnlos und die eigentlichen Aufgaben bleiben liegen. Zwischen den Meetings ist kaum Zeit, die Arbeit zu erledigen. Selbst etwas zu delegieren wird schwerer, weil alle stets sehr beschäftigt oder nicht erreichbar sind.

Bei all dem Meeting-Frust ist es aber nötig herauszufinden, ob die Aktion, die ich machen will, überhaupt Potenzial hat! Lohnt sich der entsprechende Aufwand für den zu erwartenden Nutzen? Und gleichzeitig ist zu überprüfen, ob die Aktion, die ich bearbeiten möchte, überhaupt wirksam das Problem löst. Und natürlich, ob alle nötigen Fakten parat sind.

Deshalb sind insbesondere die Meetings am Anfang eines Vorhabens sehr wichtig. Man muss natürlich auch darüber reden, aber die Dosis macht das Gift!

Für die Bearbeitung einer inhaltlich wichtigen Aufgabe benötigen wir eine so genannte Rüstzeit. Das kann bis zu 30 min dauern, bis man „drin“ ist. Unterbrechungen zwischendurch führen dann dazu, dass man nochmal Zeit braucht, um zur Aufgabe zurückzukehren.

Meine eigene Beobachtung dabei ist, dass mich das Nicht-Erledigen von Aufgaben, sowie das ständige Unterbrechen, sehr frustriert. Und dadurch entsteht das Gefühl von gehetzt sein, das alles nicht schaffen zu können. Insbesondere wenn einige Dinge zu tun sind, die nicht besonders viel Spaß machen. Da hat man sich gerade durchgerungen, das endlich zu bearbeiten, und schwupps – ist man wieder raus. Seufz.

 

Ich will hier nicht zu sehr abschweifen in die Arbeitswelt. Denn hier geht es um persönliches Stressmanagement. Dennoch wirkt sich Stress bei der Arbeit durchaus auf das Privatleben aus.

Wie ist das nun im Privaten? Wie oft fehlt die Energie, etwas umzusetzen, worauf man schon lange Lust hat?

Bei Hobbies oder kleinen privaten Projekten kann man allerdings genauso vorgehen und die Ideen von grob nach fein überprüfen. Wenn sich am Anfang bereits abzeichnet, dass sich der Aufwand nicht lohnt, oder ich selbst gar keine Lust habe auf die nötigen Arbeiten dafür, dann kann man das besser sein lassen. Das erspart jede Menge Frust!

 

 

Zerreden und Umkreisen killt das Ergebnis

 

Mal angenommen, ich wollte ein Buch schreiben. Das verspricht erstmal eine Menge Arbeit zu sein. Ich brauche eine gute Idee – was ist eine gute Idee? Dann brauche ich eine interessante Story. Mhh. Verschiedene, nicht zu oberflächliche Charaktere, und einen überraschenden Wendepunkt zum Beispiel. Bla bla bla.

Und schon bin ich mittendrin: Ich schreibe, oder rede darüber, wie ich das Buch schreiben würde. Es wäre so und so. Es wird dies und das beschreiben. Und so weiter. Ich sitze quasi vor der leeren Seite und starre sie an, bekomme keinen sinnvollen Gedankenfluss hin.

Nun kommt hinzu, dass überall Ablenkungen sind. Ich beginne wild zu recherchieren, lese noch eine Anleitung mehr, belege einen Kurs im Zehn-Finger-Tippen. Ich poste auf Facebook, dass ich an einem Buch schreibe. Ich erzähle Leuten, worum es gehen wird, oder was es nicht sein wird. Hier und da sind im Internet auch so genannte „Rabbit Holes“ zu finden, als würde man in einen Kaninchenbau hinein schauen und immer tiefer schauen, um herauszufinden, was noch kommt. Ein Link führt zum anderen. Und schon ist der ganze Tag weg.

 

Bei solchem Umkreisen der eigentlichen Arbeit entsteht folgender Trugschluss: es fühlt sich an wie Arbeiten. Es kommt aber nichts zustande. Es ist unproduktiv, obwohl man nicht untätig war. Das Ergebnis bleibt aber aus. Man beschäftigt sich, aber das ist alles andere als fokussiertes, kreatives Erschaffen.

 

Bei der Arbeit, im Job, sind solch typischen Pseudo-Arbeiten eben Meetings, Power-Point-Präsentationen, übermäßige Recherchen (mehr als nötig wäre). Oder auch Anfangen und Liegen lassen. Nochmal Anfangen und wieder liegen lassen. Endlos.

 

Mittlerweile hat sich auch eine Aussage etabliert: „Da bin ich (noch) dran.“ – das bedeutet im Klartext: „Ich weiß, dass ich das machen muss, habe auch schon hier und da geschaut, aber noch nichts zustande gebracht.“

 

Das soll kein Plädoyer für das Fleißigsein werden. Mir geht es darum, ehrlich mit sich selbst zu sein und Ursachen für Frust erkenntlich zu machen. Die Kunst ist, diese Pseudo-Arbeiten, Ersatzhandlungen als solche, zu erkennen! Und natürlich dem entsprechend sein Handeln zu ändern!

 

 

Der Geist kann das nicht unterscheiden

 

Wenn wir darüber reden oder schreiben, was wir tun werden oder wollen, dann entstehen im Kopf die gleichen Bilder, als würden wir es tatsächlich tun. Wir nehmen dadurch vorweg, was noch nicht passiert ist. Und so bekommen wir das Gefühl, etwas getan zu haben, was nicht umgesetzt wurde. Denn es ist verdammt real.

 

Es ist viel einfacher über etwas zu reden, so zu tun, als würde man aktiv „dran“ sein, als die Arbeit zu erledigen. Denn jede Aufgabe kostet eine gewisse Portion unserer Energie. Es ist anstrengend!

 

Es gibt allerdings auch das Gefühl des „Flow“, wenn man völlig aufgeht in einer Aufgabe. Man bemerkt zum Beispiel nicht, wie die Zeit vergeht. Solche Flow-Momente kommen häufiger, wenn man eine Arbeit macht, die mit den eigenen Werten übereinstimmt, die interessant und anspruchsvoll ist. Das kann auch entstehen, wenn man eine nicht ganz so tolle Aufgabe einfach tut, nämlich wenn „Land in Sicht“ ist, die Aussicht auf ein fertiges Ergebnis. Dann ist das große Ganze wichtiger als diese kleine Hürde.

 

Hinzu kommt, dass es deutlich mehr Kraft kostet, eine Wanderdüne aus Aufgaben ständig vor sich herzuschieben, als es strukturiert anzugehen. Aber vorsicht: jetzt nicht den ganzen Tag mit Eisenhower-Technik und Priorisieren, Planen oder Umordnen verstreichen lassen!

 

 

Ergebnisse brauchen Geschwindigkeit

 

Letztlich siegen immer die einfachen Lösungen. Wenn wenig Zeit ist, kleine, abzugrenzende Aufgaben fertig machen. Längere Zeiteinheiten planen und dann auch nur für die geplante Aufgabe nutzen. Dabei gilt immer: fertig ist besser als perfekt.

 

Auch wenn es oft schwer fällt, zu starten, so wird es besser, wenn der Anfang gemacht wurde. Nicht zu viel über Konzepte nachdenken, wie man es machen könnte usw. Der erste produktive Schritt ist der Wichtigste, gefolgt von: Dranbleiben.

 

Dann heißt es, sich nicht zu sehr ablenken zu lassen. Fokussiert ein Thema zu Ende zu bringen. Sich eben fest dafür eingeplante Zeit nicht anderweitig vollpacken zu lassen.
Wenn doch eine Unterbrechung auftritt, das Thema nicht zu lange liegenlassen, denn abzubremsen vernichtet die anfängliche Energie. Ergebnisse brauchen Bewegung, Geschwindigkeit.

 

 

Es folgt der obligatorische Produktivitätstipp…

 

Meine Favoriten aus jeder Menge getesteten Methoden über viele Jahre lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Nutze die Ivy-Lee Methode: schreibe zum Feierabend kurz auf, welche 3-6 Themen Du am nächsten Tag bearbeiten wirst (wirst, nicht willst, oder solltest), beginnend mit der Wichtigsten ganz oben. Dafür reicht ein Post-it. Das beste Produktivitäts-Tool, das ich kenne!

Wenn Du bei einer Aufgabe nicht weiter kommst, gehe zur nächsten auf dem Zettel. Erst wenn die Liste abgearbeitet ist, kommen neue Themen auf die Liste.

Plane Dir feste Zeitblöcke ein, die nur für die Bearbeitung der wichtigen Aufgaben vorgesehen sind. Idealerweise sind das 90 Minuten Einheiten. Dazwischen sind Ablenkungen „zulässig“ und sogar sinnvoll, denn das Gehirn sieht Ablenkungen als Belohnung an.

Gehe die wichtigste Aufgabe zuerst an (das ist übrigens zumeist die Unangenehmste), denn am frühen Vormittag ist die Willenskraft am Größten.

Und: Frage Dich stets, ob Überstunden und Arbeiten zu Hause / am Wochenende wirklich positiv beitragen, oder ob fokussiertes Arbeiten am Arbeitsplatz produktiver ist. Das persönliche Energiemanagement nicht unterschätzen: Wir sind Menschen, keine Maschinen. Leistung ist eine Kennziffer für Maschinen. Wozu haben wir denn sonst die Maschinen erfunden?

 

Glaub mir, das klingt einfacher als es ist, und auch ich übe mich noch täglich darin. Leider klappt es auch nicht immer so strukturiert, deshalb plane nicht zu viel Zeit fest ein. Es wirkt allerdings Wunder, wenn man es durchzieht!

 

Alle anderen Effektivitäts-/Effizienz-Methoden haben sich für mich nicht durchsetzen können.

 

 

Quick and Dirty – Ein grober Fahrplan und ein erster Schritt

 

Für große Vorhaben gilt:

Erstelle einen groben Fahrplan und überlege Dir den ersten Schritt. Was kannst Du jetzt sofort tun, um an dem gewünschten Ergebnis zu arbeiten? Was bringt Dich wirklich weiter?

Oder so hier:

„Was ist die EINE Sache, die ich tun kann, die alles andere einfacher oder unnötig macht?“

Gary Keller & Jay Papasan – The ONE Thing

 

Insbesondere bei Aufgaben, die noch etwas unklar sind, empfiehlt sich auch diese Herangehensweise:

Starte jetzt,
Starte klein,
Starte einfach.
Und dann mache immer so weiter.

 

Auf dem Weg werden sich immer neue Erkenntnisse ergeben, aber auch zwangsläufig Haltepunkte, wo es nicht weiter geht. Dann ist der beste Zeitpunkt zu reflektieren und sich das weitere Vorgehen zu überlegen. Dann gilt wieder

Starte jetzt, Starte klein, Starte einfach.
Und dann mache immer so weiter.

 

Ich probiere das aktuell immer mehr aus. Und dieses Vorgehen bringt wirklich erstaunliche (Teil-)Ergebnisse hervor. Es macht unglaublichen Spaß, kleine Erfolge zu sehen, und ist auf diese Weise nicht halb so anstrengend, wie ich dachte. Denn das Umsetzen ist Inspiration pur, Ansporn weiter zu kommen. Und die Hürden, auf die ich dabei stoße, sind real, nicht nur „gedacht“.

 

Hast Du ähnliche Erfahrungen gemacht? Oder völlig andere? Ich freue ich über Deine Kommentare.

 

Meine Buchtipps für Dich:
„The One Thing“ von Gary Keller & Jay Papasan
„Deep Work“ von Cal Newport.

 

Warum diese jetzt ohne Link kommen erkläre ich Dir im nächsten Artikel. Der wird wahrscheinlich der Kürzeste hier auf dem Blog, weil er der Letzte sein wird.

 

Bildquelle/Fotograf: „Lights“ von Werner Schwehm

 

1 Kommentar

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